Leere öffentliche Kassen. Sinkende Erlöse. Wachsender Konkurrenzdruck. Die deutschen Krankenhäuser stehen im Brennpunkt der Gesundheitsreform. Mit Besitzstandswahrung und halbherzigen Konzepten, so die Überzeugung beim Universitätsklinikum Aachen (UKA), lässt sich das wirtschaftliche Überleben auf Dauer nicht sichern. Deshalb entwickelte der Vorstand des Hauses die neue IMS/DRG-Betriebsstruktur, die alle medizinischen und kaufmännischen Abläufe grundlegend neu organisiert. „Mit einem für das Gesundheitswesen in Deutschland einmaligen Ansatz kombinieren wir für alle Entscheidungsträger im Haus  konsequent medizinisches und betriebswirtschaftliches Denken und Handeln“, betont IT-Direktor Volker Lowitsch und verweist darauf, dass sich ein für das deutsche Gesundheitswesen derartig revolutionäres Geschäftsmodell nur mit ebenso zukunftsweisendem Software-Einsatz realisieren lässt. Den nimmt das UKA im Rahmen einer  Entwicklungskooperation mit dem global agierenden  Hersteller iSOFT in Angriff: Die beiden Partner wollen eine Komplettlösung für die Krankenhaussteuerung realisieren, die auf Grundlage einer Service-orientierten Architektur (SOA) jede Besonderheit des deutschen Klinikalltags berücksichtigt und alle idealtypischen Prozesse der neuen Betriebsstruktur lückenlos abbildet und automatisiert.

Das UKA steht für die Maximalversorgung unter einem Dach. Der imposante, auch rund 20 Jahre nach der Eröffnung noch futuristisch anmutende Gebäudekomplex vereint 34 einzelne Fachkliniken, 24 wissenschaftliche Institute und mehr als 30 Operationssäle. 882 Ärzte und 1.667 Pflegekräfte unter den 5.705 Beschäftigen des UKA behandeln jährlich etwa 43.000 stationäre und 135.000 ambulante Patienten und arbeiten dabei ebenso wie ihre Kollegen aus der Verwaltung mittlerweile in flexiblen Organisationsformen und im Rahmen einer stringenten betriebswirtschaftlichen Ressourcen- und Budgetplanung, die für das Gros der vergleichbaren Häuser in Deutschland noch wie Zukunftsmusik klingt.

Das ist das Resultat der 2003 entwickelten und zusammen mit der Unternehmensberatung Steria Mummert umgesetzten IMS/DRG-Betriebsstruktur, mit der die Aachener radikal mit jahrzehntelangen Traditionen in der Verwaltung von Krankenhäusern gebrochen haben. „Wenn 2009 die DRG-Konvergenzphase abläuft, müssen wir unsere Effizienz bei gleichbleibender Qualität um mindestens 30 Prozent gesteigert haben, um noch wirtschaftlich zu arbeiten. Das ist nur möglich, wenn wir die Abläufe mit Konsequenz optimieren und vereinheitlichen, Ressourcen bündeln und auf allen Ebenen konsequent neben den medizinischen auch die ökonomischen Belange berücksichtigen. Jeder ist in der Pflicht, die geplanten Behandlungsleistungen zu erbringen, erläutert Volker Lowitsch und schildert die Grundzüge des neuen Geschäftsmodells: Die einzelnen Fachkliniken steuern mit ihrer medizinischen Fachkompetenz die Behandlung des Patienten und können medizinische Leistungen in fachübergreifenden interdisziplinären Kliniken wie Operative Intensiv Medizin, Intermediate Care oder Standard Care, die ihre Leistungen klinikweit anbieten, einkaufen. Durch diese Poolbildung gleichartiger medizinischer Leistungen war es möglich, die bisherige den Fachkliniken fest zugeordnete Bettenanzahl deutlich zu reduzieren. Diese Poolbildung ist aber nur ein Schlüssel zu einer wesentlich effizienteren Auslastung der Ressourcen. Denn gleichzeitig hat das UKA alle Organisationseinheiten in Profitcenter überführt. Das heißt in der Praxis: Jeder Chefarzt hat jährlich eine detaillierte Leistungsplanung aufzustellen. Auf dieser Grundlage vereinbart er mit dem Vorstand gewissermaßen einen „Kreditrahmen“, den er mit den Erlösen zu bezahlen hat, die seine Klinik erwirtschaftet. Auf Basis dieses Kreditrahmens plant und bezahlt  er die benötigten Ressourcen wie entsprechende Fachkräfte, Geräte, Räume, Intensivbetten oder OP-Stunden. Aufgrund des regelmäßigen Abgleichs von Soll- und Ist-Werten erfolgt eine fortwährende Anpassung des Kreditrahmens an die Erlösentwicklung der Kliniken.

Von dieser neuen Struktur erhofft sich das UKA jährliche Einspareffekte im achtstelligen Bereich. Eine wichtige Rolle für die Umsetzung kommt der hauseigenen IT-Abteilung zu mit  deren konsequenter Plattform-Strategie. „Unser Ansatz lautet: eine Standardsoftware für jede Säule der Geschäftstätigkeit. Denn so können wir Abläufe klinikübergreifend vereinheitlichen. Vor allem aber gewinnen wir die Kompetenz für eine optimale Systempflege und einen professionellen Support – als Grundvoraussetzung einer Hochverfügbarkeit aller Applikationen.“

Konventionelle IT-Ansätze greifen ins Leere
Außer Frage stand für die IT-Direktion, dass sich die erhofften Effekte der neuen Betriebsstruktur unter Einsatz konventioneller Software-Lösungen nicht aktivieren lassen. So stellt das UKA die rein betriebswirtschaftlichen EDV-Prozesse derzeit von SAP R/3 auf mySAP.com und die Integrationsplattform SAP NetWeaver um – und damit auf ein SOA-Modell, bei der alle Software-Funktionen in Form von Services bereitstehen, die sich schnell, einfach und flexibel zu durchgängigen, maßgeschneiderten und jederzeit anpassungsfähigen Prozessketten kombinieren lassen. Bereits implementiert ist zudem eine Business-Intelligence-Suite von SAS, die alle Planungsprozesse mit stets aktuellen Auswertungen und Hochrechnungen in bis dato ungekannter Qualität unterstützt. Und mit der Entscheidung für das neue Geschäftsmodell war auch der Entschluss gefallen, das bestehende KIS (Krankenhaus-Informations-System) abzulösen und die Steuerung der Behandlungsabläufe ebenfalls auf eine SOA zu überführen.

Denn trotz überdurchschnittlicher IT-Durchdringung der medizinischen und pflegerischen Prozesse war das UKA mit der Einführung der IMS/DRG-Betriebsstruktur sofort hart an die Grenzen des bisherigen Systems gestoßen. So fehlte es beispielsweise an der erforderlichen Workflow-Steuerung. Und es war unmöglich, fachübergreifende Einheiten und interdisziplinäre Schwerpunkte abzubilden und betriebswirtschaftlich zu steuern. „Machen wir uns nichts vor: Klassische KIS-Lösungen sind mehr oder minder ‚aufgebohrte’ Abrechnungssysteme, die sukzessive um Funktionen ergänzt wurden und mittlerweile an ihrer eigenen Komplexität ersticken. Ärzte haben sich mit ihren tatsächlichen Aufgabenstellungen in solchen Systemen nie wiedergefunden“, unterstreicht Volker Lowitsch: „Wir benötigen auf Dauer ein intuitiv handhabbares System, das den Menschen und dessen optimale Behandlung in den Mittelpunkt stellt. Ein System, das auf die Besonderheiten des deutschen Gesundheitswesens abgestimmt ist und alle Abläufe unserer Betriebsstruktur effizient umsetzt – ohne Redundanzen und wartungsintensive technische Schnittstellen zwischen Medizin und Betriebswirtschaft.“

Weltweit war jedoch kein fertiges System verfügbar, das die gestellten Anforderungen der Aachener erfüllte. In diesem Fall war es eben nicht möglich, einfach eine Standardsoftware einzukaufen, zu parametrisieren und in die vorhandene Applikationslandschaft einzubinden. So machte sich das UKA im Jahr 2004 auf die Suche nach einem geeigneten Softwarepartner. Nach einer intensiven Evaluierungsphase fiel die Wahl auf den international tätigen Hersteller iSOFT. Im Mai 2005 vereinbarten die beiden Partner eine langfristige strategische Entwicklungskooperation: Das UKA bringt sein Know-how ein, wie sich ein deutsches Krankenhaus dieser Größenordnung mit zukunftsorientierten Steuerungskonzepten betreiben lässt, während iSOFT dafür verantwortlich zeichnet, die definierten Prozessmodelle in entsprechende IT-Services zu übersetzen.

Allein aus Gründen der langfristigen Lizenzkosten und der Investitionssicherheit kam für das UKA nur die Zusammenarbeit mit einem global operierenden Partner in Frage, der bereit und in der Lage ist, seine Prioritäten auch nach den Anforderungen des deutschen Marktes zu setzen. „Nach der Präsentation der SOA-Technologie von LORENZO waren wir vollends überzeugt, dass unsere jeweiligen Konzepte einer Krankenhaussteuerung der Zukunft deckungsgleich waren. Hinzu kamen klare Zusagen des Partners, selbst sehr enge Terminvorgaben zu erfüllen. Ein Aspekt, der auch für die Genehmigung unseres Vorhabens durch das DFG-Gremium von entscheidender Bedeutung war“, erläutert Volker Lowitsch die Entscheidung, die nicht nur im Vorstand einhellige Zustimmung fand, sondern auch von Ärzten, Pflegekräften und kaufmännischen Mitarbeitern mitgetragen wurde. Denn frühzeitig hatte das UKA einem repräsentativen Querschnitt der Belegschaft die Chancen und Risiken des LORENZO-Vorhabens in einem neutral moderierten Workshop vorgestellt. „Das hat Akzeptanz und Verständnis für die anstehenden Veränderungen der Arbeitsabläufe ebenso geweckt wie die Bereitschaft aller, aktiv an der Spezifikation der Prozessanforderungen mitzuwirken“, berichtet der IT-Direktor des UKA.

Unmittelbarer Mehrwert forciert die Anwenderakzeptanz
Seit Mitte 2005 realisieren die beiden Partner nun die schrittweise Migration des vorhandenen KIS auf LORENZO. Am Anfang des Projekts stand die Übertragung aller Behandlungsdaten des Bestandssystems und der Aufbau einer elektronischen Patientenakte (EPA). Bereits im November 2005 begann die Evaluierung des Prototypen, im März 2006 erfolgte der Produktivstart der neuen Lösung in Pilotkliniken. Seither haben die Mediziner und Pflegekräfte aller operativen und konservativen Kliniken des UKA jederzeit die Möglichkeit, kontextsensitiv direkt auf die neuen EPA-Funktionen zugreifen zu können. Als besonders vorteilhaft erweist sich dabei die lebenslange Darstellung der Patientenhistorien. „LORENZO macht gesamte Behandlungsabläufe auf einen Blick transparent. Ärzte haben nun die Möglichkeit, individuelle krankheitsspezifische Profile zu hinterlegen. Das mühselige Selektieren aus diversen Quellen entfällt, erläutert Volker Lowitsch: „So hat die iSOFT-Lösung auf Anhieb einen erkennbaren Mehrwert aktiviert – auch weil LORENZO das Versprechen intuitiv bedienbarer Oberflächen in die Tat umsetzt und so den Schulungsaufwand minimiert.“

Dabei kommen die wirklichen Vorteile des SOA-Modells noch gar nicht voll zum Tragen. Mittlerweile aber schreitet die Definition der ersten Workflows rasch voran, die das Personal in den Genuss durchgängig automatisierter Steuerungsprozesse bringen. Als nächste Schritte folgen der Produktivstart der Arztbriefschreibung und des Entlass-Managements mit LORENZO und die Unterstützung aller klinischen Abläufe durch die iSOFT-Lösung: von der OP- und Stationsverwaltung bis hin zum Order-, Termin- und Ressourcen-Management. Volker Lowitsch: „Ärzte erhalten dann beispielsweise auf Grundlage der jeweiligen Diagnose eine detaillierte Vorschlagsliste für den Ablauf der Behandlung – von der Operation bis zur Entlassung. Alle für sie relevanten Daten werden den Medizinern und Pflegern jederzeit zum richtigen Zeitpunkt automatisch angezeigt, ganz ohne Order-Entry-Eingaben. Wir gehen davon aus, dass sich auf diese Weise erhebliche Qualitätsverbesserungen und Effizienzgewinne einstellen.“

Noch weiter reichende Effekte erwarten die Verantwortlichen, wenn auch die Verknüpfung der klinischen mit den kaufmännischen IT-Prozessen abgeschlossen ist. „Möchte ein Mediziner künftig eine Röntgenuntersuchung in Auftrag geben, beantwortet ihm LORENZO automatisch die Fragen: Was kostet der Vorgang, und wie viel Budget ist noch vorhanden? Und wer eine OP planen muss, sieht dank der Integration mit der Personaleinsatzplanung auf den ersten Blick, wer am vorgesehenen Termin Dienst hat. Solche Informationen sind das Rüstzeug, um das Motto ‚Planen, Buchen, Bezahlen’ in der täglichen Praxis bestmöglich umzusetzen“, unterstreicht Volker Lowitsch.

Effiziente betriebswirtschaftliche Prozesse
Mit einer weiteren Besonderheit der Kooperation betritt das UKA im Gesundheitswesen ebenfalls absolutes Neuland. So hat die Klinikleitung entschieden, sämtliche organisatorischen und behandlungstechnischen Prozesse mit ARIS zu modellieren und dokumentieren und über eine BPEL-Import-Schnittstelle automatisch in LORENZO zu übergeben. Volker Lowitsch: „Damit realisieren wir ein professionelles Tool für die Workflow-Modellierung und erhalten erstmalig die Möglichkeit, effiziente betriebswirtschaftliche Prozesse zu definieren, aus denen die Software automatisch die erforderlichen Systemeinstellungen generiert.“ Das Resultat wird ein drastisch reduzierter Aufwand in der Systempflege sein sowie ein wertvolles Mehr an Reaktionsfähigkeit auf veränderte wirtschaftliche und gesetzliche Anforderungen. Und auch auf anderer Ebene wird das UKA dann von wertvollen Flexibilitätsvorteilen profitieren: Da LORENZO konsequent auf offenen Standards beruht, sieht sich die Aachener Klinik künftig hervorragend gerüstet, um im Verbund mit Partnern neue Märkte zu besetzen und weitere Einspareffekte zu aktivieren. Allein die Bereitstellung der EPA an niedergelassene Ärzte, Rehabilitationszentren und Krankenkassen dürfte die Qualität und Effizienz der gesamten Behandlungskette erheblich steigern.

So kann Volker Lowitsch ein durchweg positives Zwischenfazit ziehen: „Ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg ist, dass wir mit iSOFT einen Partner haben, der nicht nur mit hoher Fachkompetenz und ständiger Vor-Ort-Präsenz überzeugt. Bemerkenswert ist vielmehr der offene, ergebnisorientierte Dialog zwischen allen Beteiligten, bei dem stets das Engagement und die Verantwortung für den gemeinsamen Projekterfolg im Mittelpunkt steht. Gewiss erfordert ein so innovatives Projekt mit Pioniercharakter für das deutsche Gesundheitswesen viel Einsatz und kontinuierliche, zielorientierte Arbeit. Aber unsere Überzeugung, das ehrgeizige Ziel zu erreichen, hat sich längst gefestigt und wächst Tag für Tag“, betont der IT-Direktor des UKA: „LORENZO wird künftig entscheidend dazu beitragen, dass unser Haus eine optimale Balance aus Qualitätssicherung und Ressourcenminimierung findet. Als eine Software, die endlich alle idealtypischen Prozesse der Krankenhaussteuerung kompromisslos umsetzt  – und damit genau wie unser Geschäftsmodell nicht nur eine sinnvolle Lösung für Aachen darstellt, sondern auch für viele andere Einrichtungen der Maximalversorgung.“

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