Mit Qualität auf Wachstumskurs: Das Informationssystem iSOFT Laboratory im Institut für Labordiagnostik und Hygiene der HSK, Dr. Horst Schmidt Klinik

Die Gebäude der HSK Dr. Horst Schmidt Klinik liegen auf einem Hügel mit Blick auf das Zentrum von Wiesbaden. Die nach dem ehemaligen hessischen Sozialminister benannte Klinik gehört mit zwei weiteren Standorten zur HSK Gruppe. Gemeinsam versorgen sie mit ihren 990 Betten in mittlerweile 21 Fachklinken jährlich fast 41.000 Patienten stationär. Hinzu kommen mehr als 22.000 Fälle in den Ambulanzen. Als eine der ersten deutschen Kliniken der Zentralversorgung verfügte sie über ein zertifiziertes Qualitätsmanagement. Um sich mit hochwertigen Leistungen im schwieriger werdenden Klinikgeschäft zu behaupten, setzt das städtische Unternehmen auf Wachstum, Kooperation und moderne Technik. Das zentrale Labor liefert ein gutes Beispiel für diese Strategie. Die gesamte Laboratoriumsdiagnostik der Gruppe wird seit 1982 durch ein eigenes zentrales Labor geleistet. Im Laufe der Jahre konnte das Institut für Labordiagnostik und Hygiene zahlreiche Kliniken und niedergelassene Ärzte aus der Region als Kunden hinzugewinnen. Inzwischen führt das Labor jährlich rund 2,4 Millionen Analysen aus dem gesamten Untersuchungsspektrum der Labordiagnostik durch.

Kapazitätsgrenze erreicht
Mit den neuen Kunden wuchs das Laborinformationssystem um immer neue Funktionalitäten. „Rechnungsstellung an Externe oder Schnittstellen für die Übernahme von Patientendaten und die Befundübermittlung via LDT, jede neue Funktion hat dazu geführt, dass unser System weiter in die Knie ging“, fasst Dr. Gabriele Volmer, Direktorin des Instituts zusammen. „Wir bekamen immer häufiger Beschwerden, weil die Befundauskünfte so lange dauerten“, ergänzt Dr. André Picard-Maureau, Leiter der Klinischen Chemie, der die Anpassung und Weiterentwicklung des alten Systems von Beginn an begleitet hat. Für die 65-köpfige Laborbelegschaft stellten die unterschiedlichen Programmoberflächen zudem eine enorme Belastung dar. Um eine vollständige Auskunft zu einem bestimmten Patienten geben zu können, mussten sie die Informationen aus drei Modulen zusammensuchen. Als zur Diskussion stand, ein weiteres 1000-Betten-Haus mit Laboranalytik zu versorgen, war die Zeit reif für ein System der neuesten Generation.

Bei der Auswahl des neuen Laborinformationssystems war es den Laborleitern wichtig, eine gemeinsame Lösung für die drei Laborbereiche Klinisches Labor, Mikrobiologie und Blutdepot zu finden. Gleichzeitig sollte das System die Arbeitsabläufe zwischen dem Labor und seinen internen und externen Einsendern unterstützen. Das war eine besondere Herausforderung, denn nur wenige Krankenhauslabore in Deutschland versorgen eine so große Anzahl an externen Einsendern. „Jeder unserer Kunden besitzt eigene Vorstellungen vom Befundlayout. Die Einsenderstammdaten sind so umfangreich und die Schnittstellen so zahlreich, dass schon deren Pflege einen großen Aufwand bedeutet“, erläutert Dr. Volmer. Dies war einer der Gründe, warum die Wahl auf iSOFT Laboratory von iSOFT fiel. Als langjähriger Partner kannte iSOFT das über zehn Jahre hinweg in den HSK gewachsene Laborsystem, das die Laborleiter schmunzelnd als „HSK Spezial“ bezeichnen, in allen Details.

Start in den Echtbetrieb
Das neue Informationssystem ging Mitte November 2006 in den Echtbetrieb. Seit dem nutzt das Wiesbadener Labor iSOFT Laboratory-Module für das Klinische Labor, das Blutdepot mit Blutgruppenserologie sowie die Mikrobiologie. Hinzu kam außerdem das Modul labor.info.center (l.i.c), das die beleglose Laboranforderung und Befundrückübermittlung unabhängig vom Krankenhaus-Informationssystem ermöglicht.

Anhand des Standard-Workflows einer Laboranforderung zeigen sich die Stärken der neuen Laborsoftware besonders deutlich. Früher schickte das Wiesbadener Klinikpersonal ein Formular mit einer Probe an das Labor. Dort mussten die Formulare einzeln eingelesen werden. „Gerade in der Mikrobiologie bedeutet dies einen enormen Aufwand, da unzählige handschriftliche Zusatzinformationen einzugeben sind. Zudem haben wir Berge an Papier umgewälzt“, erinnert sich Dr. Volmer. Heute erfassen die Pflegekräfte die Laboraufträge direkt an einem Stationsrechner. Bei der Eingabe prüft die Software, ob alle notwendigen Daten erfasst sind. Wird Gerinnungsanalytik angefordert, sind beispielsweise Angaben zu einer möglicherweise durchgeführten Marcumar-Therapie verpflichtend. Die Laboratoriumsmediziner können individuell bestimmen, welche Angaben jeweils notwendig sind. Erst wenn die Angaben vollständig sind, lassen sich die Daten an das Labor übermitteln. Je nach Anforderung werden automatisch die für die Probengefäße erforderlichen Barcodeetiketten generiert und ausgedruckt.
Die Befunde lassen sich an den insgesamt 230 Arbeitsplätzen auf Stationen und Ambulanzen nun sofort nach der Freigabe abfragen. Der behandelnde Arzt kann jederzeit den Bearbeitungsstatus prüfen und auf Laborergebnisse zurückgreifen. Durch eine Schnittstelle zum Faxserver kann das Labor dem Wunsch einzelner Stationen und externer Kunden nachkommen, nach Freigabe automatisch ein Fax mit den Analysenergebnissen zu erhalten. Gleichzeitig ist die Qualität der Präanalytik gestiegen, denn das Formularsystem war nicht nur zeitraubend, sondern auch fehlerintensiv. „Es kam jeden Tag mindestens einmal vor, dass wir unbeschriftete Proben oder nicht vollständig ausgefüllte Formulare erhielten“, erläutert Dr. Volmer.
Die Schulung der Stationskräfte in der Nutzung des beleglosen Auftragssystems war zwar zeitaufwendig, aber dank der einfachen Bedienung und des hohen Engagements der Pflegekräfte innerhalb kurzer Zeit kein Problem mehr. Es reichten 14 Tage, um rund 90 Prozent des Pflegepersonals mit dem System vertraut zu machen. Dennoch gab es Bedenken, ob jeder unter dem Druck eines Notfalls schnell genug damit umgehen konnte. „Aber wir haben ihnen die Ängste genommen, indem wir bei Notfällen weiterhin die Beleganforderung akzeptierten“, berichtet die Direktorin über die Zusammenarbeit mit den Stationen während der Umstellungsphase. Von dieser Möglichkeit wird innerhalb des Hauses inzwischen nur noch selten Gebrauch gemacht. „Laboranforderung und Befundauskunft am klinischen Arbeitsplatz sind durch die Anwendung von l.i.c schneller und komfortabler geworden und das wissen die meisten Ärzte und Pflegekräfte zu schätzen“, ist das Fazit der Medizinerin nach den ersten vier Monaten.

Da jedoch nur zwischen 60 und 65 Prozent der Anforderungen aus dem eigenen Haus kommen, ist die Labordirektorin skeptisch, ob die Papierformulare auf absehbare Zeit ganz verschwinden: „Die flexible Architektur von iSOFT Laboratory ermöglicht uns die Einbindung externer Partner über l.i.c, aber unsere Einsender müssten dann zunächst in ihre EDV investieren.“ iSOFT Laboratory bietet jedoch auch die Möglichkeit, das Labor bei der Organisation des Fremdversandes zu entlasten. Das reicht von der Erstellung von Befunden und Rechnungen über die Kontrolle von versandten Untersuchungen bis hin zu statistischen Auswertungen. Die Anbindung von Fremdlaboren und Ärzten via LDT wird ebenfalls unterstützt.

Optimierte Prozesse
Im Labor selbst führte die Entlastung der MTLAs schnell zu einer hohen Akzeptanz. Hinzu kam das angenehme Arbeiten mit der einheitlichen grafischen Oberfläche, die allen aus der täglichen Arbeit mit Standardsoftware vertraut ist. Dass patientenbezogene Befundauskünfte nun mit wenigen Mausklicks verfügbar sind, ist nervenschonend für alle Beteiligten. Für das Blutdepot bedeuten die neuen Prozesse einen besonders großen Zeitgewinn. Mussten früher die Anforderungsscheine per Hand ausgefüllt und zweimal eingelesen werden, so leitet nun das Programm die MTLAs bei der Eingabe am Bildschirm. In der Mikrobiologie führte der Wechsel von maschinenlesbaren Markierungsbögen zur Bildschirmarbeit zu einer Entlastung der MTLAs und zur Vermeidung von Fehlern, aber nicht zu einer Beschleunigung der Abläufe. „iSOFT Laboratory erfüllt unsere hohen Ansprüche an Flexibilität und freie Parametrisierbarkeit in der Mikrobiologie. Die Bearbeitung dauert nun zwar ähnlich lang, wir erreichen aber eine deutlich höhere Qualität“, erläutert Dr. Volmer.

Verbessertes Qualitätsmanagement
Für die Akquisition weiterer Kunden spielt neben dem Preis die Qualität der angebotenen Laborleistungen eine herausragende Rolle. Mit dem neuen System kann das Labor den Verlauf von der Laboranforderung bis zur Befunderstellung lückenlos dokumentieren. „Nun haben wir endlich eine akkreditierungskonforme EDV“, freut sich Dr. Volmer. Durch den Einsatz von iSOFT Laboratory kann das HSK Labor zudem SOPs (Standard Operating Procedures) methodenbezogen hinterlegen und somit systemweit verfügbar machen. Eine Erleichterung ist auch das elektronische Gerätebuch, das eine zentrale Verwaltung aller Geräte erlaubt. Die am Gerät durchgeführten Arbeiten der täglichen Routine sind dadurch direkt zentral dokumentiert. Automatische Hinweise zu anstehenden Wartungsterminen vermindern den Verwaltungsaufwand.

Als nächstes wollen die Wiesbadener umfassende Informationen zur Präanalytik in l.i.c einpflegen, um die Einsender bei Indikationsstellung, Probennahme und Transport zu unterstützen und somit die Qualität der Einsendungen weiter zu verbessern. Dann soll die Implementierung des DRG-Assistenten folgen, mit dem die Kliniker bei der Erstellung von Nebendiagnosen im Rahmen der DRG-Codierung unterstützt werden. Eine zusätzliche Schnittstelle zur Integration der Laborergebnisse in die Arztbriefschreibung ist geplant.

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